Au sein du cabinet ou de la structure médicale, le métier de secrétaire médical(e) est un atout prépondérant pour les professionnels de santé. De l’administratif à l’accueil des patients ou du public, cette fonction allège le planning des médecins et leur octroie plus de temps pour les soins. Pour réaliser ces missions, le métier de secrétaire médical(e) requiert plusieurs qualités, humaines et techniques.
Les qualités humaines d’un(e) secrétaire médical(e)
Cet emploi peut être exercé dans un cabinet, un laboratoire d’analyses médicales, dans la fonction publique ou une structure médico-sociale. Au quotidien, les secrétaires médicales sont chargées de la gestion du domaine administratif au secrétariat, ainsi que de la gestion des rendez-vous médicaux des patients. Elles devront donc avoir un bon sens de l’organisation afin de constituer, classer et ranger les dossiers médicaux des médecins. Les professionnels de santé pourront donc plus facilement effectuer le suivi de leurs patients. Dans cette mission, elles pourront compter sur un logiciel dédié pour les faciliter dans ces tâches, comme Tamm, par exemple. Au cours d’une formation de Secrétaire médicale, elles apprendront à maîtriser ce type de logiciel. Un sens des priorités sera aussi de mise pour la gestion du planning du cabinet ou de la structure médicale. Ainsi, la connaissance de l’activité, des contraintes et des besoins de leur service sera un atout pour leur carrière et mener à bien leurs tâches.
En tant que secrétaire médical(e), l’accueil du public ou des patients occupe une place importante dans son travail. Premier contact, au téléphone, ou au cabinet avec le ou la patient(e), un(e) secrétaire médical(e) doit faire preuve d’empathie, d’humanité et de patience. Les patients peuvent arriver au cabinet ou dans la structure médicale avec des interrogations ou des appréhensions. Le ou la secrétaire médical(e) se doit de communiquer avec pédagogie pour les rassurer sur les soins qui seront effectués et répondre à leurs questions. Afin d’être préparée à ces multitudes de questions, la future secrétaire médicale verra, au cours de sa formation, les rudiments des termes médicaux. En travaillant dans le secteur médico-social, la secrétaire médicale occupe un emploi faisant partie des métiers médicaux. A ce titre, et comme toutes professions médicales, la secrétaire médicale est tenue au secret professionnel. Avec la multitude d’informations confidentielles qu’elle peut connaître, un sens de la discrétion est significatif dans la carrière d’une secrétaire médicale.
Les qualités techniques d’un(e) secrétaire médical(e)
En assistant les professionnels de santé dans la prise de rendez-vous ou la gestion de leur planning, via un logiciel, la secrétaire médicale doit savoir manier l’outil informatique. Chargée de la prise de notes, de l’écriture de comptes-rendus médicaux ou d’interventions, la secrétaire médicale utilisera des logiciels de bureautique comme Word. Avec la rédaction des dossiers, d’une fiche de soins, la secrétaire médicale doit également avoir une orthographe irréprochable et maîtriser la langue française pour sa fonction. Parfois, des patients pas nécessairement à l’aise avec l’informatique opteront plutôt pour le téléphone afin de prendre rendez-vous dans un centre médico-social. L’expression orale pour la prise de rendez-vous, répondre aux questions et orienter les patients est primordiale. La secrétaire médicale peut être amenée à travailler avec l’aide d’un dictaphone en fonction de l’établissement où elle exerce son métier. Par exemple, cet équipement est très utilisé dans un cabinet ou un centre de radiologie. La connaissance et la maîtrise de cet équipement peut ainsi faire partie des compétences demandées pour un emploi.
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